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工作交接,你做好了吗?

作者:卓众猎头 时间:2017-05-31 点击:254

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坐在对面的财务主管Z姐每天会接到地州出纳的业务电话,思路清晰,业务熟练并表达准确,3-5分钟搞定一个问题,着实佩服业务熟练程度。某天Z姐在接完一个业务电话后对我说,她都从上家单位离职两个多月了,接手Z姐工作的新人入职不到一个月离职了,新来的财务主管打电话问她税务相关的问题。


“他们之间没有工作交接吗?”这是我说出的第一句话,脑子里冒出的是业务处理断档等画面或场景。


有一篇关于离职能看清一个人本质的文章很火,个人认为离职之所以能看清一个人的本质,大多是通过工作交接、离职面谈、离职手续办理等三个方面,而最关键、最核心的还是工作交接。


结合这几年的工作经历和前辈们的经验,点点妈妈在这里也说一说工作交接的那些事儿。


一、工作交接的目的


工作交接的目的是什么?运用的场合或交接的时机不同,目的也有所不同,具体可归为以下几点:


1、知识的转移


工作交接,是交接人一段时间或在职时期各项工作涉及到的知识转移,通过工作交接将相关知识转移给接手人,便于工作知识的传承与保留。


2、保证工作的持续性


工作交接的完成,能保证在原有在职人员不在岗或离开公司的情况下,相关岗位所涉及的工作能持续开展,不因员工的离开而产生断层或衔接不良。


3、保证工作的稳定性


员工的异动,尤其是离职会在一定程度上造成部门工作的不稳定,完整、有效的交接可确保部门内部、跨部门合作的稳定性,避免引起管理的混乱。


4、工作责任的明确工


工作交接涉及移交人、接手人以及监交人三方共同进行此项活动,在一定程度上能明确各项事务的责任人,从而减少工作中的推卸责任。


5、工作梳理与总结


除了上述目的,对于移交工作的员工本人来说,工作交接是一次梳理本岗工作业务流程、关键控制点的机会,也是一次个人工作总结的机会,对于后续进入新的环境和单位有利而无害,同时也是体现个人品行、职业操守的机会。


二、工作交接的类型


前面已表述,工作交接不仅仅是体现在离职交接,也要注重在职期间发生短期或较长时间离开工作岗位时的工作交接。具体可分为以下几类:


1、离职工作交接


离职工作交接一般是指员工离家公司时,根据工作交接管理办法将相关事项交接给直接上级指定的在职人员,能确保该员工离开后原有的工作能保持连续性和稳定性。


2、请休假工作交接


工作是为了更好的生活,但不是生活的全部。员工在职期间除了离职外,会出现请事假、病假、休产假、带薪年假等或长或短时间不在岗的情况。当员工请休假超过3个工作日的,可根据该岗位工作重要性和影响面确定是否需要将工作暂时交接给其他同事,以确保本部门工作的正常运转。


3、岗位调动工作交接


岗位调动有调岗和岗位晋升等情况,员工的岗位出现调整,意味着离开原有岗位而到新的岗位上从事新的工作内容,那么交接如同离职交接一样,只是在风险控制方面相对松一些,毕竟该员工仍在企业,可随时保持联系。


4、倒班工作交接


除了上述工作交接外,还需注意实行倒班制的交接班工作交接,这是最能体现工作连续性、稳定性和责任划分的环节,做好倒班工作交接,可预防工作失误、工作事故甚至重大事故。


三、工作交接的内容


工作交接类型不同,交接的内容和程度均有所不同,具体内容包括但不限于如下内容:


1、公司各类文件交接,包括培训材料、规章制度、目标责任书、操作手册、各类宣传材料等;


2、任职期间的工作记录资料,如电子版的工作日志、记事本等;


3、岗位涉及工作流程、关键控制点和注意事项;


4、目前工作的进展程度,包括未完成事项、待办事项的交接;


5、客户资料交接,主要包括销售客户、供应商、对外联系的部门及人员情况交接,尤其要注意客户档案的完整性和准确性,比如客户的姓名、职务、联系方式、电子邮箱等基本信息;


6、固定资产及日常办公用品等实物移交,注意固定资产和办公用品的数量、完好情况;


7、各类钥匙;


8、借阅的图书及档案资料,注意图书和档案资料的数量、完好性等;


9、各类工具(如维修用品、移动存储、保管工具等);


10、款项移交:指员工应在离职前将经手的各类项目、业务、个人借款等款项事宜移交至财务部。


四、工作交接的方式


不同的交接对象,交接的方式也会有所不同,具体可分为以下方式:


1、实物交接可直接交回给接手人,确保数量和质量无误即可;


2、电子版和纸质版文件可形成电子台账形式,确保账物相符后拷贝和移交给指定的人员;


3、工作流程、关键控制点和注意事项的交接,尤其是工作流程、业务操作方法等,可遵循以下步骤进行交接:


(1)说给她/他听;


(2)做给她/他看;


(3)让她/他做做看;


(4)不断辅导和纠偏,确保能独立操作为止。


五、工作交接注意事项


1、每项交接均应由交接人、接交人以及监交人签字确认,并经人力资源部审核备案后方可认定为交接完成;


2、在工作交接过程中,如出现部分文件、资料、图书遗失或固定资产损坏时,应采取相应的措施予以补救或赔偿;

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